Čo by sa malo diať v mojej firme? ~ Optimalizácia procesov
Ako znížiť náklad o viac než 95 000 eur? Po prečítaní tohto článku by ste mali vedieť :). Tiež, priamo nadväzuje na článok „Čo sa deje v mojej firme?“ a bude vysvetľovať, ako môžete optimalizovať zmapované procesy. Zároveň sa pokúsi demonštrovať, ako čo najpresnejšie optimalizáciu finančne ohodnotiť.
V úvode je dôležité spomenúť, že cieľom optimalizácie a úpravy procesov nemusí vôbec nutne byť finančné zníženie nákladov na daný proces. Cieľom môže byť napr. aj lepšia ochrana zdrojov alebo informácií, vyššia kvalita uchovania dát, zvyšovanie zákazníckej spokojnosti (a tým aj výnosov firmy), zlepšovanie prostredia pre zamestnancov a podobne. Iné ako finančné optimalizácie je náročnejšie merať, no dá sa to a existuje na to mnoho nástrojov. Zmerať napr. úspešnosť zavedenia CRM systému z pohľadu spokojnosti zákazníka sa dá dotazníkom, pričom by ste porovnali výsledky pred a po zavedení systému. Tento článok sa však sústredí na optimalizáciu procesov smerom k nižším nákladom, keďže to býva najčastejší dôvod optimalizácie a existuje relatívne jednoduchý spôsob, ako úsporu vyčísliť.
Pripomeňme si aktuálny stav nášho procesu:
Finančné ohodnotenie aktuálneho procesu
Pre finančné ohodnotenie procesu je použitý jednoduchý spôsob – hodinový náklad na zamestnanca vynásobený časom, ktorý je na konkrétnu aktivitu potrebný. Pre tento príklad bude použitý hodinový náklad v hodnote 25 eur.
Potrebujeme vedieť, koľkokrát sa konkrétna aktivita v procese opakuje. V tomto prípade dáta ukazujú, že každému druhému zákazníkovi nevyhovuje ponúknutý termín. Preto sa aktivity „Nájdi voľný termín v plánovači“ a „Informuj zákazníka“ dejú v priemere 1,5 krát na jeden priebeh procesu. Aktivitu „Vyplniť formulár na webe“ do nákladov nepočítame, keďže tú robí zákazník a naše náklady s ňou spojené sú teda nulové. Nasledujúca tabuľka ilustruje výpočet.
| Aktivita | Počet opakovaní aktivity | Čas (min) | Cena (eur) |
| Vyplň formulár na webe | 1 | – | – |
| Obdržanie požiadavky | 1 | 5 | 2,08 |
| Nájdi voľný termín v plánovači | 1,5 | 15 | 9,38 |
| Informuj zákazníka | 1,5 | 15 | 9,38 |
| Zaznamenaj termín do plánovača | 1 | 5 | 2,08 |
Výslednú cenu procesu teda vypočítame súčtom hodnôt v poslednom stĺpci alebo ako 1 * 5 / 60 * 25 + 1,5 * 15 / 60 * 25 + 1,5 * 15 / 60 * 25 + 1 * 5 / 60 * 25 = 22,92. Z dát vieme, že ročne má firma okolo 4200 objednávok do servisu, takže ročný náklad procesu je 4200 * 22,92 = 96 264 eur.
Optimalizovaný proces
Ako ste možno postrehli, súčasný proces je veľmi jednoducho automatizovateľný. V dnešnej dobe existujú no-code nástroje, ktorým vedia byť všetky aktivity v pôvodnom procese jednoducho nahradené. Príkladom môže byť systém Bookio, ktorý poskytuje objednávkový systém na konkrétny čas. Optimalizovaná nová podoba procesu by teda vyzerala nasledovne, pričom zelená šípka reprezentuje optimalizáciu:
Keďže sa všetky aktivity ukázali v optimalizovanom diagrame ako nadbytočné, môžeme ich v tabuľke procesov vymazať. Pribudol však mesačný poplatok za systém.
| Aktivita | Čas (min) | Cena (eur) |
| Vyplň formulár na webe | – | – |
| 0 | 0 | |
| 0 | 0 | |
| 0 | 0 | |
| 0 | 0 | |
| Mesačný poplatok za systém | 39 /mesiac |
Náklady na proces sa teda zmenili z pôvodných 96 264 eur ročne na 39 * 12 = 468 eur ročne! Aj tak drastická úspora môže vzniknúť optimalizáciou len jedného jednoduchého procesu v kombinácii s použitím dobrého a lacného nástroja ako jeho náhrady :).
Tento príklad vychádza zo skutočnej analýzy, iba je značne zjednodušený. Procesy a najmä ich optimalizácie vo Vašej firme budú často komplikovanejšie. Pri optimalizácii sa málokedy podarí zistiť (ako tuto), že všetky aktivity sú nadbytočné. Bežnejší je prípad, kedy treba rôzne skupiny aktivít nahradiť jednou optimalizovanou aktivitou, ktorá bude používať určitý softvérový nástroj. Jeden optimalizovaný proces však môže využívať aj kombináciu softvérových nástrojov. Princíp je však rovnaký ako v ukážkovom jednoduchom príklade.
Pokiaľ by ste mali záujem o konzultáciu Vašich procesných analýz, kľudne nás kontaktujte a môžeme sa na nich spoločne pozrieť.
Nasledujúce články budú predstavovať konkrétne typy softvérov a aj detailnejšie nástroje, pomocou ktorých môžete nahradiť vaše neoptimálne aktivity v procesoch.
