Aké projekty potrebujeme robiť?

V poslednom článku bolo ukázané, ako proces optimalizovať použitím vhodného IT nástroja. Výber vhodného nástroja je kľúčovou a zároveň náročnou úlohou. Výsledok optimalizácie však často ukáže, že odpoveďou na jej konkrétne riešenie je určitý typ softvéru, ktorý na trhu je dostupný a stačí si ho kúpiť. Tento článok bude tieto konkrétne na trhu dostupné riešenia viac približovať. Bude o niečo dlhší ako tu býva zvykom, ale verím, že to Vás neodradí ho čítať a že po jeho prečítaní budete mať kopec nových a užitočných informácií, a možno Vás privedie na cestu riešenia Vášho problému.

Slovo projekty v názve článku je použité zámerne, keďže implementácia vhodného softvéru nie je len o jeho výbere a nasadení. Jedná sa o viacero previazaných súvisiacich krokov, ktoré by mali byť zastrešené projektom. Napr. projekt s názvom „Implementácia CRM systému“, by nebol iba o výbere a nasadení CRMka. Jeho súčasťou by bolo postupné prispôsobovanie nového CRM systému pre potreby Vašich zamestnancov (spomeňte si na článok Čo chcú moji zamestnanci?), postupné zavádzanie do firmy (v tejto fáze sa deje nasadenie softvéru), nahrádzanie starých procesov a zaúčanie zamestnancov. Po tomto by sa mala zbierať spätná väzba a softvér by sa mal kontinuálne vylepšovať tak, aby sa dosiahla čo najvyššia pridaná hodnota a spokojnosť zamestnancov či zákazníkov. Ako je teda možné vidieť, zavádzanie softvéru nie je vo väčšine prípadoch tak priamočiare, ako by sa mohlo zdať.

CRM systém

CRM (Customer Relationship Management) je skratka pre systém pre riadenie vzťahov so zákazníkmi. Je to riešenie určené na správu všetkých aspektov interakcie firmy so svojimi existujúcimi a potenciálnymi zákazníkmi. Hlavným cieľom CRM je zlepšiť obchodné vzťahy, zvýšiť zákaznícku spokojnosť a maximalizovať predaje a ziskovosť. CRM systémy ukladajú informácie o zákazníkoch, ako sú kontaktné údaje, históriu nákupov, predchádzajúce komunikácie a poznámky z predchádzajúcich interakcií, čo umožňuje firmám poskytovať personalizovaný prístup a lepšie pochopiť potreby svojich zákazníkov.

CRM systémy sa používajú v rôznych oblastiach podnikania, vrátane predaja, marketingu a zákazníckeho servisu. V oblasti predaja pomáhajú sledovať potenciálne obchodné príležitosti, spravovať obchodné procesy a analyzovať predajné údaje. V marketingu CRM umožňuje segmentáciu (delenie) zákazníkov na rôzne skupiny podľa Vami definovaných kritérií (napr. podľa počtu nákupov, objemu nákupov atď.), efektívne cielenie marketingových kampaní a sledovanie účinnosti týchto kampaní. V oblasti zákazníckeho servisu CRM systémy zjednodušujú spracovanie požiadaviek zákazníkov, sledovanie ich stavu a poskytovanie podpory.

Príkladom aplikácie CRM systému môže byť jeho využitie v maloobchodnej firme. Predstavme si, že maloobchodný predajca používa CRM na sledovanie nákupných preferencií a minulých nákupov svojich zákazníkov. Tieto informácie môžu byť využité na vytvorenie personalizovaných marketingových kampaní, ktoré cielia na zákazníkov s ponukami, ktoré sú pre nich najrelevantnejšie. CRM tiež umožňuje predajcom efektívne reagovať na zákaznícke otázky a sťažnosti, čím sa zvyšuje zákaznícka spokojnosť.

Ďalším príkladom môže byť napr. firma poskytujúca finančné poradenstvo. Do CRM systému sa budú prihlasovať obchodníci. V CRM systéme si firma môže evidovať svojich zákazníkov, aké interakcie s nimi prebehli, ktorý obchodník ich má na starosti. Systém môže tiež obchodníkovi pripomínať, že je nutné vykonať so zákazníkmi nejakú interakciu po dlhšom čase bez komunikácie, napr. po roku. Zákazník tak bude pociťovať záujem firmy a firma si na oplátku zákazníka udrží, prípadne si s ním zlepší vzťah. Takýmto spôsobom fungujú napr. banky.

Na trhu existuje množstvo CRM systémov, pričom najviac známe sú Salesforce, Pipedrive alebo Raynet CRM. CRM systém sa dá pripraviť aj pomocou no-code softvéru, ktorý nie je primárne na CRM systémy stavaný, napr. Tabidoo. Každý z týchto systémov ponúka rôzne funkcie, pričom niektoré sú vhodnejšie pre veľké korporácie, zatiaľ čo iné sú prispôsobené potrebám malých a stredných podnikov (MSP). Napr. Salesforce pokrýva veľké množstvo funkcionality, čo sa odráža na jeho cene a väčšina MSP by jeho funkcionalitu nevyužila. Je preto veľmi dôležité na základe procesnej analýzy určiť, na čo softvér potrebujete a potom vybrať ten, ktorý spĺňa vaše požiadavky.

Cena je dôležitým faktorom pri výbere CRM systému. CRM systémy sú väčšinou spoplatnené za osobu, ale existujú aj výnimky, ktorou je napr. Tabidoo.

Konkrétne systémy budú rozobrané v samostatných článkoch.

ERP systém

ERP (Enterprise Resource Planning), teda systém pre plánovanie podnikových zdrojov, je robustný softvérový systém, ktorý pomáha riadiť a automatizovať rôzne obchodné procesy v organizácii. Tento systém zjednocuje kľúčové funkčné oblasti ako sú financie, ľudské zdroje, výroba, dodávateľský reťazec, predaj, marketing a ďalšie do jednej centralizovanej platformy. Pre MSP ERP systémy poskytujú nástroj na zefektívnenie operácií, zlepšenie presnosti dát a podporu pre rozhodovanie. Súčasťou ERP je teda v zjednodušenej podobe často aj CRM, BI a iné podnikové aplikácie.

Z mojich skúseností sa tento druh softvéru zavádza zväčša do výrobných podnikov. Jeho najväčšia pridaná hodnota je správa skladov, predikovanie výroby/objednávok a automatizácia objednávania. Vo väčšine prípadov postačuje použiť jednoduchší typ softvéru ako napr. modifikovaný CRM systém alebo systém čiastočne na mieru, ako je Tabidoo (spomínam ho často, lebo je to pekný príklad a páči sa mi jeho univerzálnosť a jednoduchosť použita :)).

Použitie ERP systému v MSP môže však výrazne zlepšiť efektivitu a produktivitu tým, že eliminuje potrebu viacerých oddelených softvérov (ak však taká potreba naozaj existuje) a manuálneho vkladania dát medzi rôznymi oddeleniami. Napr., ERP systém môže automatizovať finančné procesy, ako sú fakturácia a správa pohľadávok, integrovať informácie o zásobách s procesmi objednávok a predaja, a poskytovať komplexný prehľad o výkonnosti podniku v reálnom čase. Táto integrácia a automatizácia vedú k presnejším dátam, zlepšujú riadenie zdrojov a pomáhajú pri strategickom plánovaní.

Príkladom aplikácie ERP systému v MSP môže byť jeho použitie v maloobchodnej výrobnej firme. ERP systém môže pomôcť takému podniku spravovať zásoby v reálnom čase, automatizovať procesy objednávok a interných objednávok vo výrobe, spracovávať platby, sledovať zákaznícke interakcie a analyzovať predajné trendy. To umožňuje maloobchodníkovi efektívne riadiť operácie, zlepšiť zákaznícku spokojnosť a zvýšiť predajné výsledky.

Medzi populárne ERP systémy pre MSP patria napríklad:

1. SAP Business One: Tento systém je navrhnutý špeciálne pre potreby MSP a ponúka komplexné riešenie pre riadenie financií, predaja, zákazníkov, zásob a operácií.
2. Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dynamics 365 integruje rôzne obchodné procesy do jednej cloudovej služby, čo umožňuje MSP efektívne riadiť financie, operácie, predaj a služby zákazníkom.
3. Odoo: Odoo je open-source ERP systém, ktorý ponúka širokú škálu integrovaných aplikácií pre rôzne obchodné potreby. Jeho modulárna štruktúra umožňuje MSP prispôsobiť systém ich špecifickým požiadavkám.

Výber správneho ERP systému závisí od veľkosti podniku, odvetvia, špecifických požiadaviek a rozpočtu. Pre MSP je dôležité zvoliť systém, ktorý je dostatočne flexibilný na to, aby rástol spolu s podnikom, a zároveň ponúka jednoduché a intuitívne rozhranie. Moja skúsenosť zahŕňa Odoo a Microsoft Dynamics. Možnosť vyskladať systém Odoo na mieru a jeho relatívne dobrá cena by boli dôvody, prečo by som sa pravdepodobne priklonil k tomuto riešeniu.

Business Intelligence

BI (Business Intelligence) systémy sú softvérové aplikácie určené na analýzu podnikových dát a poskytovanie užitočných informácií pre obchodné rozhodovanie. Tieto systémy zhromažďujú, integrujú, analyzujú a prezentujú dáta získané vo Vašej firme. Zdrojom môžu byť napr. objednávky, návštevy Vášho webu, informácie o vašich nakupujúcich apod. Dáta môžu byť získavané napríklad zo CRM systému. Pre MSP BI systémy predstavujú kľúčový nástroj na získavanie prehľadov z dát, identifikáciu trendov, optimalizáciu procesov a zlepšenie konkurenčnej výhody. Pokiaľ viete ako sa Vaši zákazníci správajú, viete aj lepšie smerovať reklamu alebo prispôsobiť ponúkané produkty.

Predstavte si firmu, ktorá sa zaoberá online predajom oblečenia. Tento e-commerce podnik môže využiť BI systém na analýzu rozsiahlych dát získaných z rôznych zdrojov, ako sú webové stránky, sociálne médiá, CRM a ERP systémy. BI nástroje môžu pomôcť identifikovať kľúčové vzorce nákupného správania zákazníkov, ako napr. ktoré štýly, farby alebo veľkosti sú populárne v určitých časových obdobiach.

Medzi populárne BI systémy vhodné pre MSP patria:

1. Tableau: Je jedným z najpopulárnejších BI nástrojov, ktorý má silné vizualizačné schopnosti. Umožňuje užívateľom ľahko vytvárať komplexné grafy a dashboardy, čo pomáha pri vizualizácii trendov a vzorcov v dátach.
2. Microsoft Power BI: Power BI od Microsoftu je ďalším silným BI nástrojom, ktorý sa integruje dobre s inými produktmi Microsoftu, ako je Excel či Azure. Je známy svojím užívateľsky prívetivým rozhraním a efektívnymi analytickými schopnosťami.
3. QlikView/Qlik Sense: Qlik ponúka širokú škálu BI nástrojov, vrátane QlikView pre personalizované dashboardy a Qlik Sense pre intuitívnu drag-and-drop analýzu. Tieto nástroje sú známe svojou flexibilitou a silnými analytickými schopnosťami.
4. Google Data Studio: Pre MSP, ktoré hľadajú cenovo dostupné riešenie, Google Data Studio ponúka bezplatný nástroj na vytváranie reportov a dashboardov, ktorý sa dá ľahko integrovať s inými službami Google ako Google Analytics a Google Ads.

Výber vhodného BI systému závisí od špecifických potrieb podniku, veľkosti dát, ktoré treba analyzovať a od rozpočtu. Pre MSP je dôležité zvoliť BI riešenie, ktoré je dostatočne intuitívne na používanie bez rozsiahlej technickej znalosti, ale zároveň dostatočne robustné na poskytnutie hlbokých a užitočných prehľadov. Implementácia BI systému môže výrazne prispieť k lepšiemu pochopeniu podniku a jeho trhu, čo umožňuje MSP efektívnejšie konkurovať a rásť. Vždy je ale potrebné sa ako prvé zamyslieť, či máte aké dáta analyzovať, prípadne či túto analýzu neviete urobiť v nejakom už použitom systéme, napr. ERP. Bez dát Vám totiž BI nepomôže. Pokiaľ ich nemáte, musíte sa najskôr zamerať na to ako a kde ich efektívne a systematicky zbierať.

Objednávkový systém

V porovnaní s predošlými je objednávkový systém (OS) neštandardná kategória. Rozhodol som sa ju sem zahrnúť, lebo často túto požiadavku vo firmách vnímam a často sa podľa mňa zavádza na mieru napriek tomu, že existujú dostupné riešenia bez nutnosti programovania.

Myslím, že tieto nástroje nie je nutné špecificky opisovať, lebo z názvu by malo byť jasné, o čo sa jedná – nástroj umožňujúci dohodnúť si stretnutie pomocou formulára online. Tento formulár obsahuje dostupné dátumy, časy a v prípade viacerých oddelení/kontaktných zamestnancov aj výber toho, s kým chce Váš klient komunikovať.

Príkladom aplikácie môže byť použitie v konzultačnej firme. Konzultanti môžu použiť systém na zdieľanie svojich dostupných časov s klientmi, ktorí si potom môžu sami naplánovať schôdzky podľa svojej dostupnosti. Toto znižuje administratívnu záťaž spojenú s plánovaním schôdzok a umožňuje konzultantom venovať viac času svojej hlavnej práci. Taktiež to zlepšuje zákaznícku skúsenosť, pretože klienti si môžu jednoducho vybrať čas, ktorý im najviac vyhovuje.

Medzi populárne objednávkové systémy patria:

1. Cal.com: Calendly je široko používaný nástroj, ktorý ponúka jednoduché rozhranie pre plánovanie schôdzok. Umožňuje integráciu s kalendármi ako Google Calendar, Outlook a iCal, čím zabezpečuje, že užívatelia nebudú mať prekrývajúce sa schôdzky.
2. Doodle: Ďalší populárny nástroj, ktorý je obzvlášť užitočný pri plánovaní schôdzok s viacerými účastníkmi. Umožňuje účastníkom hlasovať o preferovaných časoch, čím zjednodušuje nájdenie času, ktorý vyhovuje všetkým.
3. Bookio: No a ďalší nástroj na plánovanie schôdzok, ktorý je navrhnutý s dôrazom na jednoduchosť a efektivitu.

Systémy na mieru bez programovania (No-code)

ERP, CRM, BI a OS pokrývajú základné podnikové systémy, zďaleka ale nepokrývajú úplne všetky Vaše potenciálne potreby. Čo ak ste analýzou zistili, že v skutočnosti potrebujete systém na evidenciu zvieratiek pre vašu veterinárnu ambulanciu? Alebo iný prípad, na ktorý sa nedá použiť ani jeden z opísaných systémov (aj keď, v skutočnosti som už videl CRM Salesforce použitý na správu zvierat a prekvapivo to fungovalo dobre :)). Trh so softvérom sa stále rozrastá a existuje veľa platforiem, v ktorých si viete „vyklikať“ systém na mieru. Platfomy, kde netreba mať programátorské zručnosti sa nazývajú no-code platformy.

Tieto platformy poskytujú grafické užívateľské rozhrania a drag-and-drop nástroje, ktoré umožňujú užívateľom vizuálne konštruovať aplikácie, automatizovať pracovné procesy či vytvárať databázy. Pre MSP no-code systémy ponúkajú cenovo dostupný a flexibilný spôsob ako získať prispôsobený softvér bez potreby veľkých investícií do vývoja alebo IT zdrojov.

Použitie no-code systémov v MSP môže mať mnoho podôb. Napr., podnik môže využiť takú platformu na vytvorenie interných nástrojov na správu zákazníckych dát, automatizáciu úloh ako sú fakturácia alebo spracovanie objednávok alebo na vytvorenie jednoduchých mobilných aplikácií pre zlepšenie zákazníckej skúsenosti. Tieto systémy umožňujú MSP rýchlo reagovať na zmeny a prispôsobiť svoje aplikácie podľa meniacich sa požiadaviek trhu a zákazníkov.

Príkladom aplikácie no-code systému v MSP môže byť vytvorenie vlastnej CRM aplikácie. MSP môže použiť no-code platformu na vytvorenie aplikácie, ktorá je špecificky prispôsobená ich procesom a potrebám v oblasti správy vzťahov so zákazníkmi. Táto aplikácia môže zahŕňať funkcie ako správa kontaktov, sledovanie interakcií s klientmi, generovanie reportov a integrácia s inými používanými nástrojmi.

Medzi populárne no-code systémy patria:

1. Bubble: Ide o silnú no-code platformu, ktorá umožňuje užívateľom vytvárať komplexné webové aplikácie. Ponúka rozsiahle možnosti prispôsobenia a integrácie, čo ju robí vhodnou pre MSP, ktoré potrebujú robustné riešenia.
2. Tabidoo: Ďalšia (už spomínaná) no-code platforma, ktorá sa zameriava na vytváranie prispôsobiteľných databázových aplikácií. Je ideálna pre MSP, ktoré potrebujú efektívne spravovať dáta bez potreby komplexného programovania.
3. Glide: Je no-code platforma, ktorá umožňuje užívateľom vytvárať mobilné aplikácie priamo z dát uložených v tabuľkách ako Google Sheets.
4. Airtable: Airtable kombinuje prvky databázy a tabuľkového editora, čo umožňuje MSP vytvárať prispôsobiteľné a flexibilné databázové aplikácie pre rôzne účely.

No-code systémy otvárajú MSP dvere k digitálnej transformácii a inováciám bez potreby veľkých investícií do vývoja softvéru. Umožňujú rýchlejšie a nákladovo efektívnejšie riešenie obchodných výziev a poskytujú flexibilitu potrebnú na prispôsobenie sa rýchlo meniacemu sa obchodnému prostrediu.

Jednotlivým no-code nástrojom budú venované samostatné články. Považujem za dôležité podotknúť, že vyššie spomínané ERP a CRM systémy spadajú tiež do kategórie no-code (resp. low-code, ak v nich treba nejakú časť programovať).

Systémy na mieru s čiastočnou potrebou vedieť programovať (Low-code)

Existujú nástroje, ktoré sú jednoduché na použitie, ale ponúkajú aj možnosť určité časti doprogramovať. Hranica medzi tým, čo je no-code a čo je už low-code je veľmi tenká. Väčšina spomenutých riešení v časti o no-code riešeniach umožňuje používať na modifikácie aj kód, no sú plne funkčné aj bez znalostí kódu. Tu sa pod low-code nástrojmi budem preto zaoberať naozaj len takými, kde znalosť kódu predstavuje výrazné zvýšenie možností použitia daného nástroja.

Low-code nástroje sú vhodné, pokiaľ potrebujete väčšiu mieru modifikácie na mieru, ale nechcete softvér nechať vyvinúť na mieru úplne celý. Jedným z príkladov môže byť systém WordPress, na ktorom beží približne 43% všetkých stránok na internete. Viete s ním pracovať aj bez akejkoľvek znalostí kódu, ale so znalosťou v ňom viete tvoriť veľké systémy a máte v podstate neobmedzené možnosti. Ponúka veľké množstvo pluginov – na riadenie e-shopu (Woocommerce), na vytvorenie sociálnej siete apod. Z mojej skúsenosti ale viem, že nie vždy je múdre WordPress použiť. V štandardných prípadoch, kedy máte v pláne vytvárať systém s miernymi úpravami kódu, Vám WordPress vie veľmi urýchliť prácu. Akonáhle je ale už Vaše riešenie veľmi unikátne, začne byť výhodnejšie (aj finančne) nechať si pripraviť systém na mieru.

Nie je jednoduché určiť, kedy je ešte WordPress (alebo podobný systém, napr. Drupal, Joomla či Prestashop pre eshopy) vhodné použiť. Pokiaľ stojíte pred týmto rozhodnutím, určite je nutné poradiť sa s niekým, kto má v tejto oblasti skúsenosti a vie zanalyzovať váš konkrétny prípad alebo problém, ktorý potrebujete vyriešiť.

Systémy plne na mieru (Code)

Poslednou kategóriou sú systémy plne na mieru. Tieto systémy dodávajú špecializované softvérové firmy (napr. slovenská firma BRACKETS), ktoré vedia vytvoriť v podstate čokoľvek. Finančne a časovo sa v však jedná o relatívne vysoké hodnoty. Pokiaľ je však Vaša požiadavka skutočne veľmi špecifická a žiadny z vyššie spomenutých nástrojov Vám neposkytuje riešenie, je toto cesta.

Ako mám vybrať správny systém?

K odpovedi by Vás mala priviesť procesná analýza. Rozumiem však, že možností je veľa, systémov je veľa a nie je jednoduché sa v tom vyznať. Aj v takom prípade existujú firmy, ktoré Vám radi pomôžu. Pokiaľ by ste mali záujem komunikovať priamo so mnou, môžete ma kontaktovať cez STlab. Nič za to nedáte a možno Vám pomôžem dostať sa na správnu cestu :).