Čo chcú moji zamestnanci?
Najčastejší dôvod neúspechu nového softvéru možno prekvapivo nemusí byť softvér samotný, ale jeho neprijatie zo strany zamestnancov, ktorí s ním majú pracovať. Práve z toho dôvodu je venovaný tejto téme samostatný článok.
Urobte ich súčasťou riešenia
Zamestnanci by nemali byť prehliadaní pri plánovaní zmien v procesoch a ani pri výbere existujúceho či plánovaní vlastného softvéru. Aj keď sú procesy úspešne a správne zmapované, stále môže byť pohľad zamestnanca, ktorý v konečnom dôsledku bude užívateľom softvéru, odlišný. Možno ho už v súčasnosti niečo hnevá, napr. sa mu nepáči, že musí klikať na štyri rôzne tlačidlá, aj keď by stačilo jedno. Alebo mu vadí, že tlačidlo, ktorého úloha je niečo rušiť má zelenú farbu.
Pokiaľ v novom softvéri ostanú podobné chyby alebo bude mať zamestnanec pocit, že sa proces ešte skomplikoval či sa ho vlastne nikto na názor nepýtal, môže to spôsobovať jeho odmietanie s novým systémom pracovať aj napriek tomu, že niektoré úkony môžu byť v konečnom dôsledku jednoduchšie. Je preto dôležité už v začiatkoch (procese mapovania procesov) vedieť, čo Vaši zamestnanci potrebujú a chcú. Tieto zistenia následne Vy potrebujete zahrnúť do ďalšej fázy digitalizácie – optimalizácie procesov a hľadania vhodných IT riešení.
Buďte pripravení na to, že zamestnanci môžu byť pasívni a nebudú špecifikovať konkrétne požiadavky. Vtedy je vhodné sa ich pýtať. Napríklad, „Vyhovuje ti táto farba tlačidla?“. Vo výsledku to ani nemusí byť dôležité, ale zamestnanec bude vedieť, že systém je z časti navrhnutý aj ním a pravdepodobnosť, že bude mať nechuť s ním pracovať sa môže takto výrazne znížiť :).
Krivka učenia
Fáze, ktorá bude nasledovať po implementácii riešenia sa budeme venovať aj neskôr, avšak špeciálne pri téme zamestnancov je dôležité spomenúť krivku učenia.
Predstavme si situáciu. Prešiel prvý mesiac od implementácie a nedostavilo sa žiadne zvýšenie efektivity. Vy už možno panikárite, ale toto samozrejme nie je dôvod na paniku. Je veľmi pravdepodobné a skutočne časté, že výsledok sa dostaví až o pár mesiacov. Dokonca, prvé mesiace po implementácii môže produktivita klesnúť a dôvod je veľmi jednoduchý. Učenie sa stojí nejaký čas. Preto za predpokladu, že ste všetko urobili správne, tak je produktivita znížená naozaj len dočasne. Akonáhle si zamestnanci úplne zvyknú na nové procesy a nový systém, vtedy sa začnú prejavovať benefity a Vy môžete zbierať ovocie svojej práce.
Záverom…
…by ste mali z tohto príspevku odniesť dve veci:
- Zahrňte svojich zamestnancov do procesu tvorby nového systému alebo procesov
- Trpezlivosť ruže prináša, a preto sa nezľaknite zníženej produktivity krátko po vykonaní väčšej zmeny
Týmto článkom končí časť „Kde sme?“ nášho rázcestníka a je čas zistiť „Kam smerujeme?“.
